Management visuel : un outil pour faciliter la communication

Agilité

Le management visuel consiste en un espace de communication (physique ou virtuel) mis à jour régulièrement par une équipe pour communiquer sur son avancement et les informations pertinentes la concernant.

Qu’entend-on par management visuel et comment le mettre en œuvre ?

Le management visuel est une zone de communication permettant à une équipe de faciliter le partage de toutes les informations la concernant (avancement des sujets, objectifs principaux, absences, humeur de l’équipe, …).

Cette zone de communication peut être physique (un mur ou une salle dans les bureaux de l’organisation) ou virtuelle avec les différentes applications existantes (Miro, iObeya, Klaxoon, Sharepoint, Jira, Confluence, …).

Il faudra bien veiller à ce que cette zone soit accessible de tous (dans l’équipe mais surtout en dehors) afin d’optimiser les leviers de communication apportés par cet outil.

Le management visuel n’est pas cantonné aux équipes de DSI, il permettra d’améliorer la communication et la synchronisation de n’importe quelle équipe d’une organisation (d’une équipe de développement à un CoDir).

Le management visuel est un outil qui doit vivre. Il faut donc le mettre à jour très régulièrement et ne pas hésiter à faire évoluer les typologies d’informations qui y sont affichées en fonction des besoins identifiés.

Mettre en place le management visuel dans votre équipe

Pour initialiser le management visuel d’une équipe, nous vous conseillons de prendre le temps de le co-construire avec un premier atelier. Ensuite, vous pouvez le faire évoluer en fonction des besoins de l'équipe et des retours des autres parties prenantes.

Sur ce premier temps de construction, réfléchissez à vos tâches, au quotidien de l’équipe et aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Réfléchissez également aux problématiques les plus courantes et aux informations que vous souhaitez partager.

Et bien sûr n’oubliez pas de vous poser la question de comment le matérialiser en fonction des contraintes de l’équipe (board physique ou virtuel ? quel emplacement ? ou quel outil ?).

Une fois la première version de votre management visuel réalisée, testez-la et faites-la évoluer en fonction des retours que vous aurez. Ne vous interdisez rien, quitte à le reconstruire de zéro ou changer de support si cela est nécessaire.
Il vaut mieux reprendre du temps pour refaire un board plus pertinent qui sera utilisé, mis à jour et consulté, qu’un board sans vie dont les informations ne sont plus mises à jour depuis plusieurs semaines.

Exemple de contenu de management visuel

Nous vous conseillons de ne pas limiter le management visuel à un tableau de suivi d’avancement des taches. Il peut contenir de nombreuses autres informations qui simplifieront la vie de l’équipe et des parties prenantes. En voici quelques exemples à picorer en fonction de votre contexte.

Le tableau Kanban/workflow

C’est le tableau structuré en colonnes, basiquement « À faire », « En cours » et « Terminé ». Il est souvent adapté au workflow des équipes avec des colonnes supplémentaires. Les membres de l’équipe font avancer leurs tâches d’une colonne à l’autre pour en partager l’avancement au reste de l’équipe, mais aussi aux interlocuteurs externes à l’équipe.

Le tableau Kanban/workflow permet d’avoir une vision synthétique et rapide sur les taches en cours et leur avancement favorisant par là même la synchronisation intra et inter-équipes.

Les cartes représentant les taches peuvent contenir plus ou moins d’informations, en fonction des besoins de l’équipe et de ses interlocuteurs.

Les objectifs de l’équipe

Nous vous conseillons de faire apparaitre sur le board la raison d’être de l’équipe, matérialisée sous forme de phrase, de devise ou de blason.

De même, afficher les objectifs à court terme de l’équipe permettra d’éviter toute dispersion.

La boite à outils et les documents de l’équipe

Dans cette partie, l’équipe pourra faire apparaitre tous les documents de référence (numéros de contacts, plans/cartographies, processus, suivi des risques, BurnUp/BurnDown, …).

La vie de l’équipe

Cette partie permettra de communiquer et d’échanger sur tous les évènements concernant la vie de l’équipe (prochaines absences, prochaines festivités, photos de vacances, …).

C’est aussi dans cette zone que vous pouvez faire apparaitre la météo de l’équipe ou encore le health check de l’équipe.

Voici donc quelques exemples, mais il peut y en avoir plein d’autres en fonction de chaque contexte.

Comment le management visuel va aider votre équipe ?

La mise en place d’un management visuel comporte de nombreux avantages pour les équipes :

Garantir une communication efficace et transparente dans l’équipe
Renforcer la cohésion d’équipe et optimiser la collaboration
Permettre à l’équipe de rester focus sur le travail en cours et ses objectifs
Permettre de partager et trouver facilement des informations importantes
Faciliter la compréhension des rôles et des responsabilités
Prendre connaissance des risques et trouver des idées pour minimiser leur impact
Faciliter la prise de décision en s’appuyant sur des données et des éléments clairs
Décomposer les projets en plusieurs étapes et tâches, faciliter leur suivi
Stimuler la créativité et le brainstorming dans l’équipe agile

Les conseils des co-pilotes d’Anima Néo pour optimiser le management visuel

Dans l’objectif de réussir la mise en place d’un support de management visuel, les co-pilotes Anima Néo vous font plusieurs recommandations :

Définissez les rôles et les responsabilités des membres en amont afin d'avoir un workflow bien intégré par l'équipe
Testez le management visuel avec l'équipe pour commencer : lorsque l'équipe se sera approprié, vous pourrez le diffuser à une audience élargie
Assurez-vous que le tableau de bord est lisible et installé dans un emplacement accessible à tous les membres de l’équipe
Si vous mettez en place un tableau de bord virtuel, suivez régulièrement son utilisation : s’il n’est pas mis à jour pendant plusieurs semaines, ou s’il ne rend pas votre équipe plus performante et vous pouvez le supprimer
Laissez les membres de l’équipe réfléchir à aux informations à afficher plutôt que de les proposer