Les bénéfices de la ritualisation

Façons de travailler

L'un des enjeux fondamentaux pour conduire le changement, quelle que soit la méthode ou la démarche, est la ritualisation.

Mais qu’est-ce que la ritualisation ?
Et quelle forme prend-t-elle au quotidien ?

La ritualisation kesako

Au sens littéral, ritualisation signifie : "action de codifier (une croyance, une foi) par des rites".

Ritualiser permet à la fois, de donner du rythme mais aussi de faire en sorte que l’attention des personnes qui sont l’objet de l’apprentissage puisse se concentrer sur ce qui est en train de se faire, sur le temps collectif.

En ce sens, la ritualisation est positionnée au cœur des pratiques agiles car elle influe positivement sur la motivation des collaborateurs, développe leur proactivité et l’intelligence collective de l’équipe. Elle s’avère donc très utile dans le cadre de la gestion de projets.

Nous retenons deux aspects majeurs dans la ritualisation :

Le premier aspect consiste à donner un caractère systématique à un geste ou à une pratique, c’est-à-dire répéter l’action pour favoriser son appropriation et qu’elle devienne un geste « réflexe ».
Le deuxième aspect consiste à codifier l’action, en créant des symboles dans la manière de faire les choses ou de communiquer collectivement.

Et ça se concrétise comment dans les équipes ?

Voici quelques exemples concrets de rituels que nous mettons en place chez nos clients dans le cadre de chantiers de transformation

Le management visuel :

C’est une pratique qui vise à rendre l’information concrète, lisible, compréhensible et mémorisable. Tous les membres de l’équipe ont ainsi accès au même niveau d’informations clés. En dressant une représentation visuelle de l’avancement du projet, il permet aux équipes de voir où elles en sont et ce qu’elles délivrent au jour le jour.

Parmi ses autres bénéfices, il sert aussi à :

Favoriser le traitement et le partage des idées
Faciliter et fluidifier la communication interne
Instaurer du feed-back régulier
Aider à la prise de décision
Faciliter la mise en œuvre et le suivi des plans d’action

Nous constatons que c’est un très bon outil pour favoriser l’entraide et le fonctionnement de l’équipe. Par ailleurs, le partage de l'avancement, permet à chacun de se projeter dans le travail en cours de réalisation au-delà des tâches qu’il réalise lui-même et de contribuer à l’amélioration de la productivité globale.

En cela, le management visuel permet de fédérer autour d’un projet et de développer le travail collaboratif.

Les stand-up :

Traduit littéralement, stand-up meeting signifie « réunion debout » en anglais.

Il s’agit donc de réunions d’équipe effectuées debout. Elles ont généralement lieu quotidiennement et ont pour but de créer de la cohésion, de l’implication et de faciliter la communication au sein de l’équipe. Elles sont au cœur de la philosophie du Lean management.

Au cours de ces réunions, les collaborateurs s’informent des tâches en-cours et des problèmes rencontrés. Chacun peut ainsi apporter son aide pour répondre aux difficultés. Cela évite notamment que la résolution de problème repose uniquement sur une action du manager. Le stand-up favorise la clarification, la transparence, la solidarité et l’efficacité.

Pourquoi debout ? C’est prouvé, être debout est moins confortable que la position assise et permet d’être plus concis et d’aller à l’essentiel. L’objectif est de rester dans une limite de 15 min maximum pour ne pas impacter le temps productif.

Tout le monde est gagnant ! moins de temps passé en réunion, permet de consacrer plus temps à l’opérationnel.

Les rétrospectives :

La rétrospective a pour but d’amener les équipes à travailler collectivement pour définir des axes d’améliorations dans le cadre d’un projet. En effet, en matière d’agilité la notion « d’amélioration continue » est très importante et couvre plusieurs aspects :

Les éléments structurels : tout ce qui touche à l’organisation, aux méthodes de travail, aux outils, aux pratiques …
Les éléments organiques : les individualités, l’équipe, l’humain, les relations interpersonnelles, ….

En termes de déroulé, voici un exemple des points qui peuvent être abordés lors d’une rétrospective :

Ouvrir la réunion avec un Ice Breaker
Demander aux participants de communiquer sur leur niveau de sécurité
Echanger et prendre des décisions autour des 3 thèmes suivants :
- Qu’est-ce qu’on continue à faire ?
- Qu’est-ce qu’on arrête de faire ?
- Qu’est-ce qu’on commence à faire ?

Les rétrospectives permettent de changer la manière dont sont prises les décisions. Puisque c’est l’équipe qui décide des actions à mener à partir de propositions faites par ses membres, alors on agit favorablement sur l’engagement individuel et collectif. Cela induit une évolution du rôle du manager.

Quels sont les bénéfices de ces rituels ?

Nous pensons que ces pratiques et rituels collaboratifs permettent de développer la transparence, la communication, la solidarité, l’autonomie et la responsabilité des équipes pour un meilleur engagement au profit de la performance et de l’efficacité.