Lean coffee : un format pour rendre les réunions d’équipe plus efficaces

Façons de travailler

Né en 2009, le concept de lean coffee permet de transformer les réunions d’équipe en amenant du rythme et de l’intérêt pour tous les participants. Les membres de l’équipe peuvent proposer des sujets, les prioriser et les discuter en moins de 2 heures.

Proposez un lean coffee à votre équipe

Commençons par expliquer le concept de lean coffee. C’est un atelier très facile à mettre en place, permettant de remplacer le format classique d’une réunion d’équipe ou même une rétrospective. Les participants se réunissent dans un cadre convivial très similaire à une pause-café, afin d’échanger sur leurs sujets prioritaires.

Le lean coffee dure entre 1 et 2 heures. Il n’y a pas d’ordre du jour préparé en amont, car chaque participant propose des sujets au début de l’atelier. Le temps de débat alloué à chaque sujet est très court, afin d’aider l’équipe à gagner en productivité et en performance.

Préparer le lean coffee pour votre équipe

Le lean coffee peut avoir lieu dans les bureaux de l’entreprise ou en visioconférence.

Lorsque c’est un atelier en présentiel, les participants ont à leur disposition un tableau, des posts-its et des feutres. Ils pourront écrire les sujets à discuter au tableau, dans la colonne To do. Au fil des discussions, chaque sujet passera ensuite dans la colonne In progress, puis dans la colonne Done.

Pour s’assurer que les discussions se déroulent dans les meilleures conditions et que le temps a été utilisé efficacement, un facilitateur est choisi en début de séance. Ce dernier ne participe pas aux débats, mais fait en sorte de faciliter les discussions autour du sujet choisi et de garantir la bonne utilisation du temps attribué.

Lorsque l’atelier a lieu en visioconférence, les participants peuvent un tableau virtuel (Miro, Mural, Task, Trello) ou un outil de mind map pour visualiser les sujets à aborder et le rôle du facilitateur est également attribué à l’un des participant.

Le lean coffee en 5 étapes

Pour rendre le format efficace et aider l’équipe à gagner en performance, le lean coffee se déroule en 5 temps :

1/ Les participants proposent les sujets : Chacun dispose de 5 minutes pour proposer les sujets qu'il souhaite discuter. Chaque sujet est écrit sur un post-it et ajouté dans le tableau.

2/ La présentation des sujets : Ensuite, chaque sujet est présenté de façon succincte, en 1 ou 2 phrases.

3/ Le vote : Une fois la présentation terminée, les participants passent au vote des sujets. En fonction des points, les sujets seront classés du plus prioritaire au moins prioritaire, dans la colonne A discuter.

4/ La discussion : Les sujets sont ensuite discutés un par un, par ordre de priorité. Chaque sujet dispose d’un temps défini (ex : 5, 10 ou 15 min). A l’issue du temps imparti, un vote « romain » silencieux est effectué en groupe. Chacun peut voter pour un temps supplémentaire “👍”, ne pas se positionner “❓” ou de clôturer le sujet “👎”. Ainsi, en fonction de la majorité des votes la discussion sur le sujet se poursuivra ou le groupe passera au sujet suivant.

Au fil des discussions, les sujets passent dans la colonne En cours, puis Discuté lorsqu’ils sont clôturés. Il est important de bien penser à noter et rendre visible sur le tableau les actions prises sur le sujet avant de passer au suivant.

5/ La clôture : A la fin de l’atelier, le facilitateur prend un temps de 5 minutes pour faire un point sur les actions prises pour chaque sujet abordé. Si certains sujets n’ont pas été discutés ils pourront être listés et proposés pour le lean coffee suivant.

Comment adapter le lean coffee à une rétrospective agile ?

Selon les équipes et les types de projets accompagnés, le lean coffee peut être une bonne pratique pour animer une rétrospective. Pour approfondir ce sujet, nous avons interrogé Marjorie, co-pilote du changement et coach Agile chez Anima Néo.

Voici le déroulé en 9 étapes :

1/ Revue des actions prises à la rétrospective précédente

L'équipe prend un temps pour reprendre les actions priorisées et mesurer l’écart entre le résultat attendu et la réalité.

2/ Passage aux nouveaux sujets [3 min]

Chaque collaborateur prend un temps de réflexion individuelle sur les nouveaux sujets qu'il souhaiterait aborder dans cette rétrospective, le but étant de s’améliorer en tant qu’équipe

3/ Présentation des post-it

Chacun explicite rapidement sous forme de “pitch” les sujets qu’il propose d’aborder

4/ Vote collectif

L’équipe priorise les sujets à aborder lors de cette session (les critères et le mode de priorisation sont à définir avec l’équipe)

5/ Premier tour [6min]

L’équipe prend a 6 minutes pour échanger autour du 1er sujet priorisé

6/ STOP ou ENCORE

A l’issue du temps imparti, un vote « romain » est effectué par l’équipe pour décider d’y consacrer 4 minutes supplémentaires ou passer au sujet suivant

7/ Clôture du sujet [5min]

L’équipe clôture le sujet ou propose un plan d’action pour pouvoir aider l’équipe sur la problématique soulevée. Ce plan d’action s’accompagne d’un résultat attendu

8/ Les étapes 5 à 7 sont réitérées pour chaque sujet voté jusqu’à la fin du temps imparti à la rétrospective

9/ Clôture de la rétrospective

A la fin de la session, l’équipe prend un temps pour passer en revue des actions à mettre en place d’ici la prochaine rétrospective, les porteurs et les impacts attendus.