Interview sur l’organisation d’un PI Planning

Agilité

Doris Daviet et Vincent Gillet ont organisé récemment un PI Planning chez un client. Dans cette interview, ils partagent leur expérience sur l’organisation de ce rituel propre au framework SAFe.

Qu’est-ce qu’un PI (Product Increment) Planning ?

“Pour démarrer, pourriez-vous nous dire en quelques mots ce qu’est un PI Planning ?

Doris : Le PI Planning est propre au framework SAFe, un des frameworks de l’agilité à l’échelle et n’est pas forcément adapté à toutes les entreprises.
Le PI est souvent approprié lorsqu'un ensemble d’équipes sont amenées à travailler ensemble. Cet ensemble s’appelle le train.

Vincent : L’objectif est de synchroniser ces équipes qui ne travaillent pas entre elles de manière quotidienne. Nous intervenons donc auprès de cet ensemble dans le but de s’aligner sur la direction et les objectifs à atteindre le prochain trimestre. L'idée est de commencer à planifier les features (ou blocs de fonctionnalités) qui seront développées sur le prochain trimestre à travers les différents sprints que composent le PI.

"Au-delà de cet enjeu de synchronisation, identifiez-vous d’autres intérêts à ce PI ? “

Vincent : Oui, le PI planning sert également à souder les équipes.
Chez notre client, les équipes ne sont pas colocalisées. Certains ne s’étaient jamais vues alors qu'ils travaillent ensemble au quotidien. Le PI Planning permet donc de créer cette rencontre, de fluidifier les échanges, de mieux se connaître, d’échanger en présentiel pour mieux travailler à distance.

“Un PI planning est-il toujours réalisé en présentiel ?”

Vincent : Idéalement oui. Ça peut se faire également en distanciel, mais il nous semble essentiel de réunir toutes les personnes du train. Cela permet de maximiser l’impact du PI planning.

Comment préparer un PI Planning ?

"Combien de temps doit on prévoir pour réunir les équipes à un PI planning ?”

Doris : Le temps prévu varie généralement de 1 à 3 jours mais doit être adapté au contexte de l'entreprise et aux objectifs du PI.

“Vous êtes-vous appuyé sur des modèles existants pour préparer le déroulé du PI planning ?”

Vincent : Nous avons conçu ce PI sur la base des objectifs que nous nous étions fixés, sans modèle existant. Nous avions envie d'amener cette question de priorisation de la valeur et nous avons trouvé notre axe assez rapidement.

Nous avons commencé par la restitution du PI planning précédent en parlant des enjeux et de ce qui a été atteint ou non.
Ensuite, nous avons travaillé sur la définition de la valeur, au travers d’un serious game, puis nous avons essayé d’en tirer des enseignements.

Le serious game n'est pas une obligation mais c'est une manière d’amener le sujet de manière plus ludique.

Puis nous nous sommes appuyés sur les échanges du matin pour proposer une rétrospective de PI Planning. Cela a permis aux équipes de regarder leurs actions sur les 3 derniers mois, tout en gardant le focus sur la valeur créée et sur leur processus de prise de décision.

Ensuite, nous avons aidé les équipes à formuler de manière plus claire leurs objectifs de PI et de sprint.
Nous avons piloté la planification du trimestre à venir avec les PO et les développeurs.

Pendant la planification, des conflits peuvent émerger entre les PO qui veulent répondre aux demandes des clients et à leurs urgences, et les développeurs qui n’ont pas toujours la capacité de réaliser ce que les PO demandent.
L’essentiel de notre travail à ce stade consiste à piloter les négociations en les aidant à se poser les bonnes questions puis d’aider les équipes à trouver des solutions ensemble et de les guider à prioriser leurs features par la valeur.

Une fois ces étapes franchies, nous leurs avons demandé de partager leurs indicateurs de confiance, c’est-à-dire vérifier s’ils sont confiants par rapport aux objectifs à atteindre sur le prochain PI.

Enfin, nous avons proposé un feedback collectif sur les actions et les points de vigilance pour les prochains sprints.

Chaque participant a eu une fiche à compléter, ce qui nous permet d’analyser les résultats et de voir ce qu’on peut améliorer pour les prochains PI Plannings.

“Vous travaillez donc dans une logique d’amélioration continue pour la construction des PI Plannings ?”

Doris : Oui. Nous identifions les points de résistance, car le changement provoque des réactions variées dans les équipes. Tout en gardant à l’esprit que le but n’est pas de se plier à toutes les exigences, mais de donner du sens à ce que nous faisons et de trouver les démarches les plus utiles pour faire avancer les projets.

Les apprentissages suite à ce PI planning

"Que retenez-vous de ce PI ?”

Doris : Au-delà de cet exercice de planification, nous voulions vraiment amener du sens dans le fait de se rassembler et profiter de cette occasion pour se réaligner sur les objectifs, dans une logique d'amélioration continue afin d'amener du regard croisé sur les produits.

Vincent : Ce PI nous a permis d’aligner les équipes sur certaines valeurs, sur leurs projets. Prendre le temps de réunir toutes les équipes pendant un à 3 jours est un cout non négligeable mais ça me semble être la meilleure occasion pour faire travailler tout le monde en même temps autour d’objectifs communs.

"Quel est votre ressenti suite à ce PI Planning ? Qu’avez-vous apprécié ?”

Doris : On a aimé travailler ensemble pour l’organisation de ce PI Planning et nous étions complémentaires tout au long de l’animation.
Le résultat est au-delà de mes attentes.
Nous les avons embarqués dans quelque chose qui sortait des sentiers battus et qu'ils n’avaient pas l'habitude de faire.
Au regard de notre proposition, nous aurions pu nous retrouver face à des résistances mais nous avons réussi collectivement cet exercice de planification et tout le monde a joué le jeu. Nous avons eu beaucoup de retours positifs de la part des développeurs, des Product Owners, des Product Managers et de la Direction.

Vincent : Je suis ravi que le Serious Game ait fonctionné. J'ai toujours un peu d'appréhension sur ce genre de proposition et je suis content qu’il ait été bien accueilli.
Et pour parler de notre rôle de Scrum master, il est à mon sens de faire pousser des graines. De planter des graines et de faire grandir les idées et j’ai la sensation que cet exercice nous a permis de réaliser ce challenge.

“Pour terminer, quels sont vos souhaits pour la suite ?”

Doris : Par la suite, nous aimerions que les PO puissent davantage exprimer leurs besoins et que la planification trimestrielle tienne compte des capacités de réalisation des équipes de développeurs.
Et maintenant l’enjeu est de maintenir ce niveau de qualité de proposition et de toujours s'adapter au contexte, qui peut évoluer dans les 3 mois à venir.