La Fresque de la Transformation, l’atelier pour préparer un plan de changement

Transformation managériale

Dans le cadre de la 4ème édition de l’Humain au Cœur de l’Entreprise, Anima Néo a proposé à ses invités l’atelier "La Fresque de la Transformation, intitulé initialement « La Fresque du Changement ». Une occasion de découvrir sous un format ludique les outils et les démarches qui aident les entreprises à faire face à leurs enjeux.

Pourquoi accompagner le changement en entreprise ?

Accompagner le changement en entreprise est crucial pour anticiper les défis, mobiliser les équipes, optimiser les processus et garantir la réussite des projets de transformation, assurant ainsi la pérennité et la compétitivité de l'organisation.

C’est dans cette logique que les co-pilotes du changement d’Anima Néo ont choisi d’organiser l’atelier intitulé « La Fresque de la Transformation» pour la 4ème édition de l’événement L’Humain au Cœur de l’Entreprise.

Cet atelier est conçu pour aider les équipes de direction à prendre du recul, à aligner leurs priorités et à se familiariser avec divers outils collaboratifs pour élaborer leur plan de transformation.

Notre rôle est de faciliter l’émulation, la communication, la convergence et l’intelligence collective tout en accompagnant l’acculturation.

En effet, quel que soit le type de transformation initié au sein d’une entreprise (fusion/acquisition, forte croissance d’entreprise, transformation digitale, transformation Agile, innovation collaborative, etc.), il est nécessaire – pour l’instance de direction – de se synchroniser sur les enjeux de gouvernance et d’accompagnement au changement. Le comité de direction ou comité exécutif doit absolument être sponsor de la démarche pour que le plan de transformation initié soit un succès, c’est ce que permet cet atelier en proposant au (à la) Directeur(trice) Général(e) de programmer un atelier didactique et collaboratif d’1/2 journée avec son CODIR/COMEX.

Nous avons également la capacité de le proposer dans une version plus ludique avec des cas d’entreprise fictifs pour un format salon / découverte, ou lorsque celui-ci n’est pas destiné à un Comité de Direction « réel » ayant une vraie problématique.

Le déroulé de l’atelier La Fresque de la Transformation

L’atelier proposé par Anima Néo pour la 4ème édition de L’Humain au Cœur de l’Entreprise est inspiré de la Fresque du Climat et se décompose en plusieurs phases :

Une phase préliminaire (facultative pour un CODIR / COMEX) consistant à prendre connaissance des caractéristiques de l’entreprise fictive (contexte, historique, problématiques, etc.). Chaque participant se voit également attribué une posture (fonction de DRH, DSI, Directeur Financier, DG, etc.).
Une seconde phase consistant à identifier vos « douleurs », ces problématiques qui entravent le bon fonctionnement de votre entreprise, mais qui constituent des éléments sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour réussir la transformation.
Une troisième phase ayant pour but de vous acculturer sur différents outils, et de sélectionner les outils en mesure de répondre à vos douleurs.
Une phase d’action qui consistera à définir une roadmap précise en arbitrant et définissant les différentes étapes de votre projet d’entreprise sous forme d’itérations avec les bons outils et la bonne comitologie.
Et pour finir, une ultime phase qui consistera à présenter collectivement les décisions prises et le plan de transformation Agile dans son ensemble.

Il y a quelques subtilités qui divergent dans la version « cas fictif » vs la version « cas réelle » afin de ramener un peu de ludique. C’est aussi l’intérêt de cet outil : la possibilité de continuer à le faire vivre, et de l’adapter aux différentes situations.

Pourquoi organiser un atelier de préparation d’un plan de transformation Agile ?

L'objectif de cet atelier est de faciliter :

La collaboration et l’identification : mettre d'accord le CODIR/COMEX sur la perception des problématiques à traiter, de leur priorité respective, et des problèmes à surmonter lors de cette transformation (constatés ou à venir),
L’ouverture des Chakras : présenter et proposer au CODIR/COMEX un ensemble d'outils et/ou de méthodes utilisables pour répondre à leurs différents enjeux (qui agissent soit sur les individus, soit sur l’organisation),
L’engagement : le CODIR/COMEX va collégialement décider de la roadmap à mettre en œuvre au regard du bénéfice/coût et des prérequis identifiés, et s’engager collectivement à en être sponsor.

Factuellement, à la sortie de cet atelier d’une ½ journée, le CODIR/COMEX est aligné sur les enjeux de la transformation et devient sponsor et acteur de la démarche en ayant listé les premières actions à réaliser et en ayant un début de roadmap ; une première ébauche qu’il faudra toutefois poursuivre et consolider avant de déployer.

Accompagner le changement en entreprise tout en ayant une vision à long terme

En dehors du livrable de cet atelier (la roadmap que nous avons précédemment évoquée), cet atelier peut être le point de départ d’un accompagnement plus global et récurrent pour implémenter les premiers outils, ou les premiers prérequis, de leur plan de transformation.

L’acculturation aux différents outils leur a permis d’avoir une vision d’ensemble de nos centres de compétences afin de choisir l’expert(e) le (la) plus à même de les accompagner le changement au regard de leurs problématiques et du plan de transformation établi.

Le rôle de cet(te) expert(e) sera en premier lieu de poursuivre le travail initié lors de l’atelier, et de le faire vivre. La Fresque de la Transformation met parfois en lumière la nécessité d’avoir un regard neuf, ou externe, sur un contexte, une situation, ou des problématiques qui perdurent.

Dans un format « salon » / « évènement », cet atelier peut également servir de version bêta pour ensuite être réalisé au sein d’une entreprise qui a un besoin spécifique. C’est tout l’intérêt de l’avoir décliner en plusieurs versions !